1. AGENDA

  1. Welkom, opening en vaststelling agenda
  2. Notulen Algemene Ledenvergadering van 5 maart 2015
  3. Jaarverslag 2015
  4. Bestuursverslag
  5. Financiële Jaarrekening
  6. Verslag Kascontrolecommissie
  7. Verkiezing Kascontrolecommissie
  8. Verkiezing Bestuur
  9. Begroting 2016
  10. 11 Juni fietsen met de Rabo bank, wie fietst er mee?
  11. Stichting “Vrienden van de Gondelvaart”
  12. Communicatie leden

10.Rondvraag

11.Sluiting

 

Bijlagen:

  1. Financiële Jaarrekening 2015 (alleen beschikbaar voor leden)
  2. Kengetallen (alleen beschikbaar voor leden)
  3. Begroting 2016 (alleen beschikbaar voor leden)
  4. Ledenadministratie en contributie
  5. Rooster van aftreden Bestuur
  6. Samenstelling Bestuur en Commissies

Ledenvergadering 5 maart 2015

  1. Welkom en opening: 20:24 uur door de voorzitter. Opkomst is groot. Iedereen heeft een jaarboekje ontvangen. De agenda is vastgesteld. afbericht van: Gert jan Mooij, Con Meijer, Yvon Zut en anderen.
  2. Notulen 2014: Geen opmerkingen, vastgesteld.
  3. Jaarverslag 2014:
    1. Bestuur verslag – Zie boekje
    2. Financiële jaarrekening

Wim Baars doet verslag aan de hand van een powerpoint. De overzichten staan in het boekje. Er worden vragen gesteld waar bepaalde verschillen vandaan komen. De verenigingsopbrengsten zijn hoger begroot dan daarvoor, dit komt door de verhoging van de entreeprijzen. Helaas is het bezoekersaantal niet zo groot geweest en zijn we niet door de begroting gekomen. Tevens is meer uitgegeven aan verkeersregelaars, beveiliging ed. De opbrengsten van de tent worden gedeeld met SV Koedijk, dit is al berekend in deze berekening, het is een eindresultaat.

  1. Verslag Kascontrolecommissie

Dave vd Meer doet het woord. Aanbevolen wordt om de minimale huur te betalen. Ze stellen voor om de waarnemend penningmeesters te dechargeren. De vergadering gaat hiermee akkoord.

  1. Verkiezing kascontrolecommissie
    1. Dave vd Meer is aftredend. Siem Dalenberg blijft, Dirk Buisman komt hiervoor in de plaats. Gevraagd wordt wie het nieuwe reserve lid wil worden. Pieter Lammerschaag stelt zich hiervoor beschikbaar. Iedereen is akkoord.
  2. Verkiezing bestuur
    1. Binnen het bestuur is een vacature ontstaan voor secretaris. Helaas is de huidige secretaris teruggetreden. Hij wordt bedankt voor de goede daden die hij heeft verricht. Gelukkig is hierover nagedacht en een nieuwe persoon gezocht. Anja Bijpost heeft zich beschikbaar gesteld voor het secretariaat. Zij is helaas deze avond niet aanwezig. Wel is haar man aanwezig, die hier ook ervaring mee heeft. Hier is geen bezwaar tegen.
    2. Penningmeester: Wim Baars en Jan Kobes hebben afgelopen jaren het penningmeesterschap op zich genomen, als waarnemers. Gelukkig is hier een nieuw persoon voor gevonden: Martien Verbruggen. De vergadering is het hiermee eens.
    3. Botenbouw: Pieter Lammerschaag heeft een jaar langer als bestuurslid vanuit de botenbouwcommissie op te treden. Er is nog geen nieuw lid bijgekomen. Er moet dus verder nagedacht moeten worden om hiervan de invulling te zien.
    4. Commissies:
      1. Botenbouw:
        1. Bas Ploeger heeft aangegeven komend jaar niet te helpen. Hij twijfelt ernstig of hier volgend jaar wel ruimte voor is.
        2. Marco Besseling is erbij gekomen. Heeft het jaar mee gedraaid en wil blijven.
        3. Erik Winkelmeijer helpt regelmatig maar is nog niet helemaal overstag.
      2. Evenementen:
        1. Kiki Dinkgreve is erbij gekomen
        2. Dave Dekker en Lianne van Staten hebben aangegeven te willen komen helpen.
  • PR: Geen grote veranderingen
  1. Er wordt over nagedacht om een nieuwe commissie in het leven te roepen, een commissie die zich bezig houdt met de afzetposten en de bemanning hiervan. Het hoorde altijd bij het secretariaat, maar het is misschien beter om hier een commissie op zich van te maken. Hier wordt over nagedacht om er invulling aan te geven.
  2. De barbecue: Sinds het 50e jaar een groot succes. René van Sta(a)ten heeft dit op zich genomen en werkt vooral met Wilma Masteling samen. Ook dit jaar komt het weer. Het idee is om daar misschien een (sub)commissie van te maken, maar ook hier moet in het najaar verder naar gekeken worden.
  1. Begroting 2015 – Wim Baars doet verhaal aan de hand van een powerpointpresentatie. De begroting is taakstellend. Er is een initiatief van Nicoline Kouwenberg om actief op zoek naar sponsoren te gaan. Daar zijn wij haar dankbaar voor. Daarnaast hebben we jarenlang gestreden bij de gemeente Alkmaar om de verhoging van de kosten voor de vergunningen om te keren. Hier lijkt eindelijk vooruitgang in te komen. Dit zou enorm veel in de kosten schelen.
  2. Wie fietst er mee met de Rabobank fietssponsortocht
    1. 6 juni vanuit Langedijk om 9.00 uur.
  3. Stichting “Vrienden van de gondelvaart”
    1. Tienko Siersema neemt het woord. Inkomsten bestond alleen uit Rente. Uitgaven bankkosten ed. Zijn dus redelijk gelijk gebleven. Geen vragen aan de stichting. Wim Baars geeft hier een toelichting bij.
  4. Communicatie leden
    1. Portokosten zijn erg omhoog gegaan. We willen zoveel mogelijk dingen via de mail gaan doen, dat zou veel kosten, en werk schelen. Daarom willen wij graag zoveel mogelijk e-mailadressen ontvangen. Willen mensen deze, of bij wijzigingen doorgeven via secretaris@gondelvaartkoedijk.nl?
  5. Rondvraag
    1. Is er wel eens nagedacht om na te denken over een andere datum ivm andere evenementen in de regio. Echter is hier al wel over nagedacht, ook de diverse gemeenten stemmen dit met elkaar af. We zijn 1 van de A-evenementen van Alkmaar, dus we hebben voorrang bij bepaalde zaken.
    2. Kunnen de kosten van de botenbouw gedrukt kunnen worden door het bestellen van kleinere boten. Dit klopt, maar deze moeten wel beschikbaar zijn. Dit is niet altijd het geval. Daarnaast is de sluis in Zaandam in verbouwing waardoor er minder boten doorheen kunnen. Dit geeft ons meer kosten om de boten naar ons te krijgen.
    3. Complimenten voor de barbecue. Na de barbecue zouden zitplaatsen nog wel wenselijk zijn. Hier moet rekening mee gehouden worden.
    4. Gaat er entree gevraagd worden voor de tent op zaterdag? We hebben hier over nagedacht, vinden het raar om twee keer entree te vragen, en hebben besloten dit niet te doen.
    5. En de andere avonden? Kan op zondag sowieso niet, op donderdag ook niet. Dus dan houdt je de vrijdag over, maar kans is dat mensen wegblijven. Is het dan beter om op vrijdagavond de rode muntjes te doen net als zaterdag? Dit is een idee waar we inderdaad over zullen nadenken.
    6. Veel mensen denken dat we veel subsidie krijgen. Misschien moet hier iets over gecommuniceerd worden via de website.
  6. Sluiting 21:40 uur.

Bestuursverslag      

Martien Verbruggen is na een inwerkperiode door Wim Baars als nieuwe penningmeester in 2015 gestart. Na het afhaken van de secretaris dhr. Veenis heeft Anja Bijpost het secretariaat overgenomen. Het dagelijks bestuur is in 2015 voor tweederde vernieuwd. Mede door de support van de zittende bestuursleden en Jan Kobes en Wim Baars als ondersteuners konden de nieuwe bestuursleden naadloos hun werk uitvoeren. In mei 2015 heeft Olaf Bonny zich aangemeld als mogelijk nieuw bestuurslid. Olaf is gedurende de voorbereiding en de uitvoering van de Gondelvaart voor het dagelijks bestuur een waardevolle aanvulling gebleken. Olaf heeft te kennen gegeven lid te willen blijven van het dagelijks bestuur van de Gondelvaartvereniging.

Walter Schouten zijn termijn als voorzitter zit erop. Walter heeft aangegeven niet meer beschikbaar te zijn als voorzitter in 2016. Het bestuur is daarom dringend op zoek naar nieuwe bestuursleden die actief mee willen werken. Walter heeft aangegeven dat hij in 2016 de nieuwe voorzitter wil begeleiden in de werkzaamheden.

 

Een bijna nieuw bestuur geeft ook weer nieuwe inzichten. Het afgelopen jaar heeft het bestuur zich met name gericht op het verplicht herschrijven van veiligheidsplannen die door de overheid zijn vastgesteld  voor het organiseren van de Gondelvaart. De wet en regelgeving maken het organiseren voor vrijwilligers steeds moeilijker. Een voorbeeld hiervan is dat we zelfs een schoonmaakschema voor de toiletten moesten aanleveren.

Soms lachwekkend maar helaas wel werkelijkheid. Tevens heeft het bestuur samen met “de vrienden van” een strategisch beleidsplan geschreven. Mede door dit beleidsplan heeft de Gondelvaartvereniging van de regiegroep Alkmaar een subsidie gekregen voor de komende 4 jaar om ons evenement van een kwaliteitsimpuls te voorzien en sterker op de kaart te zetten. De subsidie is met name bedoeld voor het stimuleren van Jeugdboten,  scholing en uitvoering extra veiligheid en  behoud van cultuur historie. Wij zijn verheugd met deze waarderingssubsidie . Per jaar moet de GVVK de subsidieverlener verslag uitbrengen.

 

Verder stond 2015 in het teken van zuinigheid in de goede zin van het woord. Door kritisch te kijken naar de uitgaven binnen de commissies, op organisatorisch en bestuurlijk niveau, en door gebruik te maken van de mogelijkheid tot het verkrijgen van subsidies en andere keuzes kan de penningmeester 2015 ondanks het slechte weer en als gevolg hiervan een tegenvallend aantal bezoekers, het boekjaar zonder verlies afsluiten.

Botenbouwcommissie

2015 bracht 12 gondels inclusief de eindboot op het water. Graag had het bestuur wat meer gondels gezien maar een aantal botenbouwers hebben 2015 overgeslagen. Het bestuur hoopt dat er in 2016 een paar gondels meer zullen zijn. Mede door de ontvangen subsidie van de regiegroep Alkmaar kunnen we de komende jaren jonge bouwgroepen extra ondersteunen in woord en daad.  De gondelvaart van 2015 was van goede kwaliteit, mooie gondels. Up van de Loeiende Koeien  werd tot winnaar uitgeroepen door het publiek, Spongebob was de winnaar bij de vakjury. Helaas gooide het weer roet in het eten.  De bouwploegen verdienen een groot compliment voor de kostenbeheersing bij het bouwen. Gelukkig heeft zich in 2015  weer een jeugdboot aangemeld, de meidengroep van de SV Koedijk. Zij zijn in 2015 door de regiegroep Alkmaar eenmalig gesubsidieerd. Wij hopen dat de jeugd van SV Koedijk de komende jaren door wil gaan met het bouwen van een gondel en dat er weer competitie zal ontstaan bij de jeugd. De botenbouwcommissie is in het bestuur het afgelopen jaar ondervertegenwoordigd geweest. Chris Rijbroek kon om privé redenen minder aanwezig zijn. Marco Besseling en Hans Bijpost zijn sinds september actief in het bestuur gekomen namens de  botenbouwcommissie. 

PR commissie

De Gondelvaartvereniging heeft in 2015 een mooie nieuwe website gekregen. Met dank aan onze sponsor All Hands. De website wordt door Sanne en Simone Schouten onderhouden. Het komende jaar zal de website verder ontwikkeld worden en gelinkt worden aan social media. De bekende sponsoren hebben het afgelopen jaar weer hun bijdrage geleverd. Hiervoor zijn we ze zeer erkentelijk. Olaf Bonny heeft de PR voorzien van adviezen en is begonnen met de strategie van sponsoring om te draaien. Het is belangrijk voor de vereniging dat er eerst gelden binnenkomen omdat veel rekeningen ook vooraf betaald moeten worden. Afgelopen jaar is er i.v.m. hoge kosten bewust niet geadverteerd bij Rodi Media. Voor 2016 hoopt de Gondelvaartvereniging een PR medewerker te hebben die zich voornamelijk op externe partijen richt. Gedacht wordt aan een student communicatie.

Bertie Kouwenberg stopt in 2016 met haar werkzaamheden voor de PR commissie.

Wij willen haar bedanken voor haar inzet de afgelopen jaren.

Evenementencommissie

Ondanks de regen op zaterdagavond kan de evenementencommissie terugkijken op een zeer geslaagd feest. Donderdagmiddag was de middag van de ouderen uit Koedijk en omgeving. Gezien het feit dat er steeds meer ouderen de weg weten te vinden naar deze middag kunnen we concluderen dat dit in de behoefte voorziet. Donderdagavond was de bekende BBQ. In eerste instantie kwamen de aanmeldingen wat laat op gang maar uiteindelijk zaten er 200 gasten aan tafel. Het eten was heerlijk en de sfeer prima. Vrijdagochtend was er een gezellige kinderochtend. De vrijdagmiddag was er een volle playback show met optredens van een aantal gezellige dansgroepen. Vrijdagavond trad Lynx op. Glitter en glamour. Koedijk liep er schitterend bij. Een topsfeer zonder onvertogen woord. Zaterdagochtend werden de fietsen nog versierd en zaterdagavond draaide. DJ Nilicious en DJ Sweet Le Freak in de tent.

De tent stond op zijn kop en de sfeer was ondanks de regen buiten, binnen erg gezellig.

Zondagmiddag werd afgesloten met het traditionele botenbouwersbal met muziek van Jukebox XL.

Tentcommissie

Mede door de inzet van de leden van de SV Koedijk is de samenwerking en organisatie rondom de feesttent wederom goed verlopen. Een punt van aandacht van zowel het bestuur van de SV Koedijk als de Gondelvaartvereniging is het alcoholgebruik onder de 18 jaar. Het blijft een probleem om dit goed te borgen, mede doordat ouders en vrienden de jongere onder de 18 jaar alcohol geven. In 2016 zal Rush Safety ons hierbij waarschijnlijk meer bij gaan ondersteunen waardoor eigen verenigingsleden minder een controlerende en corrigerende rol krijgen en meer van het feest zelf kunnen genieten. De samenwerking met Rush, de toiletbeheerder, Kermisbond en snackwagen waren goed. Helaas liet op het laatste moment de veegploeg van het DAC ons in de steek, deze taak is overgenomen door de JOL Koedijk. In 2016 zal er vroegtijdig afspraken met het DAC worden gemaakt. 

Ledenadministratie

Yvonne Zutt heeft de ledenadministratie keurig op orde. Yvonne heeft aangegeven dat de kosten bijna boven de baten uitgaan. Er zullen afspraken gemaakt moeten worden over het aantal vrijkaarten per lid en of we de leden die per post de vrijkaarten en het sponsorboekje krijgen dit nog moeten toesturen of dat hier een andere goedkopere oplossing voor is.

Afzetposten en Hekkensluiters

In 2015 waren de afzetposten voldoende bemand. Met name door een grote groep oudere  mannelijke scouts waren een aantal posten fysiek goed bezet. Helaas wordt het steeds moeilijker om deze taak op plezierige wijze uit te voeren. Bezoekers neigen soms  tot agressief gedrag en met name social media maken het vragen van de bijdrage niet makkelijk. In 2016 zal er met name naar post de Zuid gekeken moeten worden hoe deze post het best kan worden afgezet. Tevens zullen op deze post bij voorkeur een aantal “sterke” mannen of vrouwen geplaatst moeten worden. De overige posten hebben geen echte problemen opgeleverd. De werving van de afzetposten zal in 2016 i.v.m. vakantie periode vroegtijdig moeten plaatsvinden. Een deel van de afzethekken zijn dit jaar volledig geleverd door een extern bedrijf, wat prima is bevallen.

3b. Financiële Jaarrekening 2015:

Alleen beschikbaar voor leden.

  • Zie bijlage 1: Balans met toelichting op de Balans en op de Resultatenrekening.
  • Zie bijlage 2: Kengetallen. 

3c. Verslag Kascontrolecommissie:

Dirk Buisman en Siem Dalenberg van de Kascontrolecommissie brengen mondeling verslag uit, nadat zij hun op schrift gestelde bevindingen aan de voorzitter hebben overhandigd. 

  1. Verkiezing Kascontrolecommissie:

Aftredend commissielid is Dirk Buisman. Reservelid Pieter Lammerschaag zal toetreden tot de kascontrolecommissie en er dient een nieuw reservelid gekozen te worden.

  1. Verkiezing Bestuur:
  • In mei 2015 heeft Olaf Bonny zich aangemeld als mogelijk nieuw bestuurslid. Olaf is gedurende de voorbereiding en de uitvoering van de afgelopen Gondelvaart voor het dagelijks bestuur een waardevolle aanvulling gebleken. Het bestuur vraagt toestemming aan de ledenvergadering om Olaf tot het bestuur te laten toetreden.
  • Chris Rijbroek heeft te kennen gegeven dat hij zijn bestuursfunctie niet langer kan verenigen met zijn drukke baan en treedt daarom terug als bestuurslid botenbouw. Daarnaast was er al een vacature bestuurslid botenbouw uit 2014 door het terugtreden van Pieter Lammerschaag. Hans Bijpost en Marco Besseling hebben aangegeven bereid te zijn om tot het bestuur te willen toe te treden als bestuurslid botenbouw. Het bestuur vraagt toestemming aan de ledenvergadering om Hans en Marco tot het bestuur te laten toetreden.
  • Bertie Kouwenberg is aftredend als bestuurslid PR en stelt zich niet herkiesbaar.
  • Walter Schouten is aftredend als voorzitter en stelt zich niet herkiesbaar.
  • Kandidaat bestuursleden kunnen zich opgeven voor de vergadering bij de secretaris. 
  1. Begroting 2016:

Alleen beschikbaar voor leden.

  1. Wie fietst ermee met de Rabobank fietssponsortocht:

Ook dit jaar wordt er op 11 juni 2016 weer een fietstocht georganiseerd door de Rabobank.

10 mensen van de vereniging mogen meefietsen voor het jaarlijkse sponsorbedrag van de Rabobank. Aanmelden bij de secretaris.

  1. Stichting “Vrienden van de Gondelvaart”:

De vertegenwoordigers van de Stichting krijgen de gelegenheid om hun

verslag te doen. 

  1. Communicatie leden

Het bestuur heeft het voornemen de communicatie met de leden via internet

te laten lopen en wil daarvoor een bestand van e-mailadressen van de leden opzetten. De leden wordt verzocht hun e-mailadres door te geven aan:

secretaris@gondelvaartkoedijk.nl.

Met de privacy zal zorgvuldig worden omgesprongen. 

  1. Rondvraag

Wat verder ter tafel komt. 

  1. Sluiting:

Wij streven ernaar om de vergadering rond 22.00 uur te beëindigen, waarna het bestuur de aanwezigen een consumptie aanbiedt en de dvd “Gondelvaart 2015” wordt vertoond.

Bijlagen 1, 2 en 3: Financiële Jaarrekening 2015:

Deze bijlagen zijn alleen beschikbaar voor leden en worden in de Algemene Ledenvergadering uitgereikt of zijn vooraf per e-mail aan te vragen onder vermelding van uw lidnummer via:

penningmeester@gondelvaartkoedijk.nl

  • Bijlage 1: Balans met toelichting op de Balans en op de Resultatenrekening.
  • Bijlage 2: Kengetallen.
  • Bijlage 3: Begroting 2016. 

Bijlage 4: Ledenadministratie en contributie

  • De vereniging heeft ultimo 2014 562 (2013: 516) geregistreerde leden.
  • Indien zich wijzigingen in de gegevens van uw lidmaatschap voordoen, vragen wij u dringend deze tijdig en per e-mail door te geven aan

leden@gondelvaartkoedijk.nl

of schriftelijk aan Yvonne Zut, Smidspad 3, 1831 GG Koedijk.

  • Vermeldt u altijd uw lidnummer, dat u kunt vinden op het etiket van de envelop waarin de jaarlijkse brief over de verschuldigde contributie, tevens uitnodiging voor de Algemene Ledenvergadering, wordt toegezonden.
  • Nieuwe leden zijn natuurlijk altijd welkom tegen betaling van de onveranderde jaarlijkse contributie van minimaal € 10,00. Betaling op onze rekening bij Regiobank, Koedijk: NL09 RBRB 0789 5810 35.

Aanmelden kan ook altijd bij de bestuurs- en commissieleden.

 

Bijlage 5: Rooster van aftreden Bestuur

Aftreden bestuursleden 2015 2016 2017 2018
voorzitter xxx
secretaris xxx
penningmeester xxx
alg. plaatsvervanger xxx
1e lid botenbouwcommissie xxx
2e lid botenbouwcommissie xxx
lid public relationscommissie xxx
lid evenementencommissie xxx
De bestuursleden worden volgens artikel 9 van het Huishoudelijk reglement gekozen voor een termijn van vier jaar met de mogelijkheid tot herbenoeming.
Nieuw benoemde bestuursleden komen in het rooster in de plaats van hun voorgangers.